Бухгалтерский учет топлива и ГСМ по топливным картам

Учет топливных карт

По сути, топливные карты - это отдельное платежное средство для совершения операций по покупке топлива.

На сегодняшний день топливные карты для ИП и юридических лиц используются почти на всех АЗС, а именно охват приема карт "Газпромнефти" составляет более 12 000 точек во всех регионах России.

Необходимо учитывать следующие ограничения при использовании топливных карт в качестве платежного средства:

• нет возможности снять (обналичить) деньги с карты;

• не работает оплата услуг на АЗС, кроме мойки;

• к оплате принимают карты только на АЗС с установленным терминалом эмитента;

• по карте невозможно приобрести какой-либо товар.

После оплаты топливной картой на АЗС происходит безналичная операция. Баланс карты и компании владельца уменьшаются на сумму, эквивалентную объему приобретенного топлива.

Благодаря этому процессу любая организация может производить оплату, используя любой вид транспорта, причем не нужно собирать какие-либо товарные накладные и чеки, выдавать из кассы наличные и осуществлять контроль расхода выданных средств.

Различаются 2 вида топливных карт – литровый и рублевый. При использовании литрового баланса на стороне процессинга производится расчет стоимости топлива по транзакции, учитывая цену за литр приобретенного топлива, а также его объем. Счет-фактура или УПД (универсальный передаточный документ) будет содержать следующие данные по каждой операции:

• Тип купленного топлива;

• Объем в литрах;

• Средняя цена за литр;

• Стоимость в итоге.

Благодаря этому, вся информация по расходам на топливо будет учтена в книге покупок-продаж.

Каким образом работают топливные карты?

Договор между поставщиком топлива/услуг и покупателем может быть двух видов - оферта или в «подписной» форме, в обоих случаях списание средств со счета организации происходит в соответствии с договором.

После подписания договора необходимо оплатить счет за топливо, чтобы пополнить баланс компании. Баланс организации - это счет в системе поставщика топлива, на котором хранятся и расходуются средства предприятия. Все топливные карты привязаны к данному счету.

Заправка по карте или возврат средств отображаются в личном кабинете и происходят только в пределах счета и средств, находящихся на балансе компании. Отражаются следующие операции:

Внесение средств в баланс компании;

• Зачисление и списание денежных средств на счет компании (при заправке на АЗС).

Отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества топлива, его вида и объема;

• остаток средств, имеющихся на балансе организации.

В бухучете топливных карт на предприятии данная система учета зарекомендовала себя с положительной стороны, поскольку поставщик топлива - единственный контрагент по договору. Это значительно упрощает документооборот и учет.

С другой стороны, по каждой карте доступна детальная статистика по расходам топлива.

На самом деле такой подход тоже весьма удобен для водителей, им не нужно оформлять авансовые отчеты и хранить чеки или товарные накладные, а также иметь при себе наличные денежные средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете?

Эмитент топливных карт может представлять их на платной или безвозмездной основе. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Бесплатные карты не должны быть отражены в балансе компании. Лучше всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в плане счетов, к примеру 121. Также можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, несущего ответственность за расходование топлива.

В случае использования топливных карт на платной основе лучше всего включить их в состав ТМЦ и далее списать стоимость на расходы организации.

Так или иначе, нужно указать на каком счете и как ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики компании.

Примеры проводок по бухгалтерскому учету топливной карты.

Действие Операции

Декабрь

Капитал Кредит

Платные карты

Акт о приеме передачи (накладной) на топливные карты

10

60

Получен счёт на оплату (при применении поставщиком НДС)

19

60

По картам за текущий период стоимость топлива была учтена в сумме расходов текущего периода

20, 25, 26, 44

10

Выплаты поставщику

60

51

НДС принятый на учет

68

19

Балансовый учет (и платное обучение, и бесплатное зачисление)

Все топливные карты приняты на забалансовый учет

Склад 121склад

Сотрудник, ответственный за выдачу топливной карты, получил карту.

По данным 121 работника

Склад 121склад

На основании заявления, полученного от ООО «Топливный партнер», топливная карта была возвращена компании.

Склад 121склад

По данным 121 работника

Топливо на карте списывается.

Склад 121склад

Как оформить выдачу топливных карт сотрудникам?

Бухучет горючесмазочных материалов по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотрудникам. Компания самостоятельно может сформировать форму документа, такую как акт приема-передачи карт.

Такой акт может быть составлен в свободной форме.

Отдан акт приема-передачи No_____

Пополнить топливную карту №________________ можно на сайте компании.

Дата получения: ддм.гг

Наименование получателя (ФИО): ____________________________

Должность, на которую претендует сотрудник — ____________

Автомобиль:________________________.

Государственное свидетельство о регистрации:______________

Карты выдали:

ФИО / должность / подпись.

Учет ГСМ по топливным картам можно вести с момента подписания акта.

Подобным образом осуществляется и возврат карты предприятию от водителя или сотрудника. После этого топливная карта может быть выдана другому сотруднику.

При большом количестве карт и держателей, в компании можно ввести журнал учета движения топливных карт. Пример такого журнала ниже:

В журнале Журнал
Учет выдач, возвратов и списания топливных карт

№ П/п: No

№ No карты на карте

Дата выпуска

Сроки возврата

ФИО владельца карты, держателя

Автомобиль Марка

Зарегистрированный государственный номер.

Подпись отправителя карточек

Чтобы правильно вести учет топливных карт, необходимо закрепить порядок и форму документов в локальном нормативном акте.

На данный момент большинство топливных карт не имеют срока действия. Однако, есть случаи, где условиями договора срок использования карт ограничен. После окончания срока действия карт, необходимо списать с забалансового счета.

Акт на списание карт:

Списание топливных карт. Акт списания

Дата подписания: дд.м м,ггг

___________________(указать причину), списать топливные карты __________ (название карт) на забалансовый счет.

№________________

№________________

№________________

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

При учете топлива в топливных картах используются два счета 60 и 10.

На сегодняшний день топливные карты являются неотъемлемой частью любого договора по поставкам топлива. А для отражения расчетов со своим поставщиком топлива существует 60 счет, Плана счетов бухгалтерского учета.

Это топливо входит состав товарно-материальных ценностей ( ТМЦ), на 10 счете. Поставщику должны быть предоставлены документы, на основании которых проводятся операции по счетам: зачастую это стандартный перечень документов, включающий в себя:

• Сопроводительная записка (с указанием даты и времени передачи) и акт приема-передачи;

• Отсчет, счет-фактура;

• Отчет по топливным картам об отпуске топлива (транзакционный отчет);

• UPD-универсальный передаточный документ (УПД)

Списание ГСМ по топливным картам

Существует достаточно простой набор правил для отражения списания гсм по топливным картам и отражения их стоимости в затратах.

Чтобы зафиксировать расходы на топливо необходимо утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Действие Операции

Декабрь

Капитал Кредит

По топливной карте пополнен баланс топливной карты сети АЗК.

Аванс

51

За счет использования топливной карты были списаны ГСМ, которые были отпущены с помощью топливной карты.

10

60

Поступившие ГСМ были отнесены к НДС

19

60

Начислен аванс поставщику

60

Аванс

Как известно, стоимость ГСМ включена в состав расходов.

20, 25, 26, 44

10

В отношении НДС принят к вычету.

68

19

Какие особенности учета бензина по топливным картам в бюджетных организациях

Бюджетное учреждение использует специальный план счетов для учета ГСМ по топливным картам в бухучете. Вообще процесс ведения и операции по счетам, а также оформление сопроводительной документации во многом схож с коммерческой организацией. Подробнее об этом можно узнать из письма Минфина от 02.10.2018 No 02-07-10/70750.

Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухучета.

В этом случае движение денежных средств будет отражаться на 20600 счете – «Расчеты по выданным авансам». В этом случае вы можете перечислять авансовые платежи, а также расходовать на основании документов от поставщика.

У владельцев топливных карт для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц есть следующие возможности и преимущества:

● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
● Скидки на всех АЗС "Газпромнефть".
● Отсутствие каких-либо дополнительных надбавок к топливной карте в пределах охвата АЗС.
● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
● Необходимый перечень инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, локатор АЗС, а также мобильное приложение.
● Многолетний опыт работы на рынке топлива и высокие финансовые показатели компании - гарантия надежности сотрудничества.
● Использование топливных карт без каких-либо комиссий и скрытых платежей;
● Из основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), информирование по смс, интеграция по API;
● Бесплатные операции с картой, включая блокировку и разблокировку, изменение лимитов и баланса;
● Отсрочка платежа за топливо на срок до 30 дней.
● Карта абсолютно бесплатна, как выпуск, так и доставка.
● ежемесячное представление следующих документов: универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура и акт за топливо и услуги. Три варианта представления: электронная копия в личном кабинете, бумажные копии (отправляются почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО).
● Компания предоставляет поддержку всем держателям карт в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.

Есть еще вопросы или планируете заказать выгодные топливные карты “Газпромнефть”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер:8-800-555-49-23